Missä viipyy taloyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirja?

16.6.2023

Valtaosalla taloyhtiöitä varsinainen yhtiökokous pidetään kesäkuun loppuun mennessä. Pöytäkirjan tulee lain mukaan olla nähtävillä neljän viikon kuluessa kokouksesta, jonka jälkeen osakkailla on myös oikeus pyytää ja saada siitä jäljennös kohtuullista korvausta vastaan.

Yhtiökokouksen puheenjohtaja vastaa siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja, samoin sisällöstä vastaa viime kädessä kokouksen puheenjohtaja. On tärkeää, että puheenjohtaja yhdessä sihteerin kanssa huolehtii siitä, että pöytäkirjamerkinnät kuvaavat tarkasti kokouksessa tehtyjä päätöksiä ja niiden tarkoitusta. Epätarkat ja huolimattomasti tehdyt merkinnät saattavat aiheuttaa jälkikäteen riitoja siitä, mitä on oikeasti päätetty.

Aina ei pöytäkirja syystä tai toisesta tahdo valmistua. Joskus pöytäkirjantarkastaja haluaa muuttaa tehtyä kirjausta. Pöytäkirjantarkastajalla on kuitenkin velvollisuus allekirjoittaa pöytäkirja, mutta hänellä on oikeus saada pöytäkirjasta poikkeava näkemyksensä kirjattavaksi pöytäkirjaan tai sen liitteeksi. On kuitenkin huomattava, että erimielisyyden tulee koskea kokouksen kulkua ja siellä tehtyjä päätöksiä. Jos pöytäkirjantarkastaja ei suostu lainkaan allekirjoittamaan pöytäkirjaa, tulee seuraavassa yhtiökokouksessa valita uusi pöytäkirjantarkastaja hänen tilalleen. Uuden pöytäkirjantarkastajan tulee toki olla sellainen henkilö, joka on ollut läsnä edellisessä yhtiökokouksessa.

Taloyhtiön hyvä hallintotapa suosittaa, että yhtiökokouksen olennaisimmista päätöksistä tiedotetaan viipymättä osakkaille, myös asukkaille. Tämä helpottaa osakkaiden ja asukkaiden keskuudessa päätösten vaikutusten huomioimista, lisää heidän sitoutumistansa päätöksiin sekä helpottaa päätösten lainmukaisuuden arviointia. Hallituksen tai isännöitsijän kannattaakin huolehtia yhtiökokouksen olennaisempien päätösten tiedottamisesta mahdollisemman nopeasti yhtiökokouksen jälkeen. Tiedotteen voi toimittaa jo ennen yhtiökokouspöytäkirjan hyväksymistä. Viestinnästä on fiksua huolehtia myös yhtiökokousten välillä, ei pelkästään yleiskirjeillä, vaan juuri sitä ikiomaa taloyhtiötä koskevalla viestinnällä.

Tulitko valituksi taloyhtiösi hallitukseen? Onnittelut, teet tärkeää työtä!