Viipyykö teillä yhtiökokouksen päätöksistä tiedottaminen?

26.6.2024

Taloyhtiöiden yhtiökokouskausi on lopuillaan. Miten pöytäkirja laaditaan ja mistä osakas saa päätöksistä tietoa?

Pöytäkirjan on oltava valmis ja se on pidettävä viimeistään neljän viikon kuluttua yhtiökokouksesta nähtävänä isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona. Osakkaalla on lisäksi oikeus saada jäljennös pöytäkirjasta ja sen liitteistä pyydettäessä. Yhtiö voi periä osakkaalta pöytäkirjan lähettämisestä hallituksen vahvistaman kohtuullisen maksun.

Kokouksesta on laadittava pöytäkirja, jonka laatimisesta kokouksen puheenjohtaja huolehtii. Mikäli kokouksessa on valittu sihteeri, voi hän laatia pöytäkirjan puheenjohtajan puolesta. Asunto-osakeyhtiön yhtiökokouspöytäkirjaan täytyy kirjata kokouksessa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Pöytäkirjaan ei ole välttämätöntä kirjoittaa päätösten perusteluja tai kokouksessa käytyjä keskusteluja. Jos päätös tehdään yksimielisesti, se on suositeltavaa mainita pöytäkirjassa. Silloin kun yhtiökokouksessa päätetään yhtiöjärjestyksen muuttamisesta, on yhtiöjärjestyksen muutosehdotukset merkittävä pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan on kirjattava myös kokouksen pitoaika ja -paikka. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla koko yhtiön olemassaolon ajan.

Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja vähintään yksi pöytäkirjantarkastaja. Jos pöytäkirjantarkastajia on valittu useampi, tulee jokaisen pöytäkirjantarkastajan allekirjoittaa pöytäkirja. He tarkastavat, että pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua. Pöytäkirjan liitteeksi on otettava ääniluettelo, johon merkitään läsnä olleet osakkaat, valtuutetut ja avustajat sekä kunkin osakkaan osakkeiden lukumäärä ja äänimäärä. Jos tarkastaja on erimieltä kokouksen kulusta, hän voi ehdottaa muutoksia kirjauksiin. Ellei puheenjohtaja suostu muutoksiin, tarkastajalla on oikeus liittää pöytäkirjaan oman näkemyksensä kokouksen kulusta. Tarkastajan on kuitenkin allekirjoitettava pöytäkirja. Pöytäkirjan valmistumista ei ole tarpeen pitkittää, on aivan liian pitkä aika, jos pöytäkirja lähetetään allekirjoitettavaksi juuri ennen seuraavan vuoden yhtiökokousta.

Hyvä hallintotapa -suosituksen mukaan yhtiökokouksen päätöksistä tiedotetaan viipymättä osakkaille ja asukkaille. Hyvä käytäntö on, että hallitus tai isännöitsijä huolehtii, että tehdyistä päätöksistä tiedotetaan niin osakkaille kuin asukkaille. Tiedote olennaisista päätöksistä on hyvä laatia mahdollisimman nopeasti yhtiökokouksen jälkeen. Tiedotteen voi toimittaa jo ennen yhtiökokouspöytäkirjan hyväksymistä.

Taloyhtiössä olisi hyvä olla viestintäsuunnitelma tiedottamisen sujuvoittamiseksi. Näin osakkaatkin tietäisivät milloin ja miten ja mistä asioista taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä tiedottavat.