Matkalla kohti suunnitelmallisempaa viestintää

5.5.2021

Taloyhtiön hyvään hallintotapaan kuuluu hyvin hoidettu viestintä. Se onkin taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän yksi tärkeimmistä tehtävistä. Kun arvioidaan hallituksen ja isännöitsijän onnistumista työssään, niin useimmiten tulokset peilaavat suoraan viestinnän onnistumista.

Viime vuoden keväällä alkanut koronapandemia osoitti omassa taloyhtiössäni sen, että meidän on syytä paneutua tiedottamisen kokonaisuuteen suunnitelmallisemmin ja ottaa sen kokonaisvaltainen kehittäminen lähivuosien tärkeimmäksi kehityskohteeksemme. Varsinkin poikkeustilanteissa, joiksi lasken kaikki talon turvalliseen asumiseen ja toimintaan liittyvät äkilliset tilanteet kuten laiterikot ja vuodot saadaan tiedottamisen osalta nopeammin haltuun, kun tiedottamisen vastuut ja toimenpiteet ovat ennalta sovittu ja kirjattu isännöitsijän ja hallituksen toimintaohjeisiin. Kiinteistöliitto reagoi viime kevättalvena alkaneeseen koronapandemiaan nopeasti tuomalla jäsenilleen valmiita tiedotepohjia, joita meilläkin osittain hyödynnettiin, mutta jälkihavaintomme oli se, että tulevaisuutta varten tarvitsemme kirjatut pelisäännöt, jossa isännöitsijän ja hallituksen viestintävastuut ovat selkeät, niin ettemme tee päällekkäisiä asioita.

Meillä viestinnän selkiyttäminen johti isompaan pohdintaan ja päätökseen aloittaa taloyhtiöstrategian laatiminen yhtiöllemme. Tavoitteenamme on saada aikaiseksi työkalu hallitukselle ja isännöitsijälle, joka helpottaa taloyhtiön johtamista ja ratkaisee myös viestintään liittyvät haasteemme. Strategiatyömme alkaa huhtikuussa osakas- ja asukaskyselyllä. Tavoitteenamme on saada se hyväksyttäväksi seuraavaan yhtiökokoukseen. Tässä yhteydessä kannustan kaikkia jäseniämme hyödyntämään Kiinteistöliitto Pohjois-Suomen strategiatyökaluja ja osakaskyselyä mitkä kuuluvat jäsenetuihimme.

Mistä sitten apua taloyhtiön viestinnän suunnitteluun? Kiinteistöliiton jäsensivuilta löytyy Viestintäsuositus taloyhtiöille -opas, joka on Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja oikeusministeriön yhdessä laatima ja sisältää 27 suositusta. Materiaalin laajuutta ei kannata säikähtää. Viestintäsuosituksesta kannattaa poimia oman hallituksen ja isännöitsijän kesken oman taloyhtiön arkeen oikealta tuntuvat kehityskohdat. Meillä tärkeimmät kehitettävät asiat liittyvät isännöitsijän ja hallituksen välisen työnjaon selkiyttämiseen, toimintaan äkillisissä poikkeustilanteissa, sekä monipuolisen viestinnän kehittämiseen useita viestintävälineitä käyttäen, siten että tulevassa asukaskyselyssä esiin nousevat tiedontarpeet otetaan huomioon. Yllättävissä poikkeustilanteissa on tärkeää, että hallitus ja isännöitsijä voivat tiedottaa osakkaita mahdollisimman nopeasti myös sähköisesti ja siksi on tärkeätä, että osakkaiden ja asukkaiden sähköiset yhteystiedot ovat taloyhtiön tiedossa.

Itse näen taloyhtiöviestinnän tulevaisuuden entistä sähköisempänä ja monikanavaisempana. Tässä kehityksessä on syytä varmistaa, että myös ne, joilla ei ole sähköisiä välineitä pysyvät kelkassa mukana. Ketään ei jätetä -periaate toimii hyvin tässäkin asiassa.